CV xin việc qua email – cách gửi cách viết để không bị loại!
Ngày đăng: 06/01/2021
Nộp CV xin việc qua email là yêu cầu mà rất nhiều nhà tuyển dụng đưa ra đối với ứng viên của mình. Tuy nhiên, một điều đáng buồn là không phải ai cũng biết viết một lá thư điện tử đúng chuẩn cũng như thể hiện sự chuyên nghiệp để gửi cv xin việc qua email đến nhà tuyển dụng. Ứng viên nói riêng và đại đa số mọi người nói chung đều quen thuộc với cách gửi tin nhắn thông qua điện thoại hay qua mạng xã hội nhưng lại bối rối mỗi khi phải gửi email trang trọng cho đối tác, cho doanh nghiệp và đặt biệt là khi gửi cv qua email cho nhà tuyển dụng. Vì chúng ta biết rằng, nếu không soạn đúng email hay không thể hiện được sự chuyên nghiệp ngay từ đầu thì email gửi CV của bạn sẽ không được đọc. Vậy làm sao để viết CV xin việc qua email đầy đủ về nội dung, chính xác về yêu cầu và chuyên nghiệp trong từng câu chữ. Để Vnx.com.vn mách bạn điều này nhé!
1. Gửi cv qua email là gì? Những thông tin cơ bản bạn nên biết!
Trước đây, việc gửi cv trực tiếp đến nhà tuyển dụng là điều mà ứng viên nào cũng thực hiện, sau đó, khi công nghệ tuyển dụng online phát triển thì việc gửi cv cho nhà tuyển dụng thông qua email dần thay thế. Đặc biệt, thông qua các website hỗ trợ tuyển dụng, các hệ thống này sẽ hỗ trợ ứng viên nộp trực tiếp cv online đến doanh nghiệp mình ứng tuyển. Bởi thế, rất nhiều ứng viên bối rối khi doanh nghiệp yêu cầu gửi cv qua hòm thư điện tử cho mình.
Những bối rối này không chỉ là cách gửi cv qua email mà quan trọng hơn đó là cách bạn viết nội dung email gửi cv như thế nào? Vậy gửi cv qua email như thế nào? Gửi cv qua email đó là việc bạn gửi thông tin cá nhân, kinh nghiệm, trình độ, năng lực, … của bạn đã được chuẩn bị đầy đủ trong bản cv xin việc tới nhà tuyển dụng thông qua hòm thư điện tử (địa chỉ email) của doanh nghiệp đó.
Việc bạn viết email nộp cv cũng như bản cv đi kèm của mình chính là cách bạn giới thiệu, bạn ứng tuyển, bạn nộp hồ sơ trực tiếp với nhà tuyển dụng. Các nhà tuyển họ có quyết định đọc Cv mà bạn đã gửi hay không tất cả đều nằm ở “nước đi quan trọng này”.
2. Khi cv gửi qua email gồm những gì?
Nếu như trực tiếp gửi CV tới doanh nghiệp, bạn dễ dàng mở lời với nhà tuyển dụng của mình thì khi gửi cv xin việc qua mail lại khác. Hiểu một cách đơn giản như sau, một ngày doanh nghiệp bạn ứng tuyển sẽ nhận được rất nhiều email nói chung, trong đó sẽ có cả các mail ứng tuyển, email mà đối tác gửi, email trong nội bộ doanh nghiệp và cả thư rác. Và đương nhiên, trong số những loại thư này thì email ứng tuyển chắc chắn không phải là mail được ưu tiên đọc trước.
Giả sử, bạn gửi CV qua email không có lời mở đầu, chỉ có bản cv xin việc thì dù bạn phù hợp đến đâu nó cũng sẽ nằm trong tin rác. Hay trường hợp thứ hai, bạn soạn một email có tiêu đề không rõ ràng, nội dung “giống khi bạn trò chuyện với bạn bè mình” thì đây sẽ là email thứ hai của bạn tiếp tục nằm trong thư rác. Và nếu như bạn đã rút kinh nghiệm được từ hai lần đầu này nhưng nhà tuyển dụng đã để bạn vào danh sách Spam rồi thì email thứ ba bạn gửi dù có đáp ứng các yêu cầu đề ra thì nó vẫn sẽ … tiếp tục nằm trong spam.
Bởi thế, bạn phải soạn email đầy đủ nội dung và chuyên nghiệp về cách trình bày ngay từ tin nhắn đầu tiên.
Vậy khi gửi cv qua email cần những gì? Trong một email gửi cv bạn sẽ cần thể hiện hai yếu tố: Thứ nhất là một bản cv xin việc được chuẩn bị từ trước thể hiện sự phù hợp của mình với công việc nhằm thuyết phục; Thứ hai là nội dung thư được viết chuyên nghiệp.
Một bản cv xin việc được chuẩn bị thật hoàn hảo với nội dung thuyết phục, trình bày thu hút thể hiện mức độ phù hợp của bạn thân sẽ là nội dung đi kèm trong email của bạn. Điều thắc mắc duy nhất của chúng ta lúc này là gửi cv bằng file gì? Hay gửi cv nên gửi file gì? Có hai định dạng mà bạn có thể chọn khi gửi cv qua mail đó là định dạng hình ảnh (PNG - JPEG) và định dạng Pdf. Ngoài ra, một số ứng viên lại lựa chọn định dạng word hoặc powerpoint để gửi cv, tuy nhiên, định dạng ảnh và Pdf là hai định dạng được sử dụng nhiều nhất. Vì đây là hai định dạng ít bị lỗi nhất khi gửi cv online.
Thứ hai là lời mở đầu của email thật chuyên nghiệp, thể hiện được mục đích gửi email – vị trí ứng tuyển – lời giới thiệu trang trọng lịch sự. Không nhà tuyển dụng nào kích vào từng email để đọc xem bạn viết gì mà chỉ nhìn sơ lược trong một danh sách mail họ được gửi. Và đương nhiên, sau đó họ sẽ kích vào email nào mình cảm thấy phù hợp. Cụ thể cách viết lời mở đầu email này như thế nào thì phần tiếp theo của bài sẽ gợi ý cho bạn!
3. Hướng dẫn cách viết email gửi cv thu hút nhà tuyển dụng
Cách viết cv xin việc qua email thực ra không khó như bạn tưởng tượng, cách viết cv gửi qua email chỉ cần đáp ứng được hai yếu tố là tiêu đề thư và nội dung thư. Cách viết email gửi cv sẽ tác động rất nhiều đến cú click chuột của nhà tuyển dụng. Dưới đây sẽ là hướng dẫn làm cv xin việc qua email cho bạn.
3.1. Đặt tên file cho CV của bạn
Bước đầu tiên để viết một email thu hút nhà tuyển dụng đó là đặt tên file cho bản cv của mình. Cho dù bạn gửi định dạng cv xin việc dưới dạng nào thì khi gửi email cho nhà tuyển, họ đều tải xuống và ngay sau đó hoặc vài giờ sau đó, vài ngày sau đó họ đọc chúng. Nếu file cv của bạn được đặt tên không rõ ràng dễ khiến nhà tuyển dụng hiểu nhầm đây là một bản cv chưa hoàn thiện, một cv rác.
Chẳng may nhà tuyển dụng đã đọc qua cv của bạn ngay tại thời điểm bạn gửi thì sau khi tải về, họ sẽ bị nhầm lẫn, không biết bạn ở đâu. Cách đặt tên file cv của bạn cũng tác động rất nhiều đến mức độ chuyên nghiệp mà nhà tuyển dụng nhìn thấy ở bạn. Một tên file cv không rõ ràng dễ cho cảm giác thiếu nghiêm túc và thiếu chuyên nghiệp.
Mẹo đơn giản để đặt tên cv của bạn đó là: vị trí ứng tuyển - họ và tên đầy đủ hoặc ngược lại. Đặt theo định dạng này giúp họ khi tải về đã xác định được bạn là ai, ứng tuyển vị trí nào đồng thời cũng thể hiện sự chuyên nghiệp và thông minh của mình. Hay khi để họ xếp bạn vào các nhóm ứng viên của từng bộ phận cũng trở nên dễ dàng hơn.
Còn nội dung và cách viết cụ thể của từng mục trong bản cv này như thế nào thì các bài viết khác của vnx.com.vn đã hướng dẫn đầy đủ nhất cho bạn. Bài viết này sẽ chủ yếu đề cập đến cách viết email đi kèm cv để gửi cho nhà tuyển dụng.
3.2. Cách viết chủ đề thư
Chủ đề thư sẽ là phần hiện ở ngoài email khi gửi cho nhà tuyển dụng, nó giống như tiêu đề - mục đích của lá thư khi gửi cho bạn. Chủ đề sẽ được viết ngắn gọn nhưng đầy đủ không quá hai dòng. Chủ đề thư là nội dung tóm tắt về mục đích bạn gửi lá thư này đến nhà tuyển dụng. Chủ đề thư được viết theo mẫu “Vị trí ứng tuyển – tên bạn – tên công ty ứng tuyển” hoặc “Tên bạn – Vị trí ứng tuyển – tên công ty ứng tuyển”.
Một số doanh nghiệp sẽ ghi chú rõ ràng về chủ đề thư khi gửi tới họ, còn một số doanh nghiệp khác thì không. Tuy nhiên, về cơ bản, chủ đề thư sẽ là vị trí ứng tuyển của bạn. Bạn nên viết chủ đề thư theo dạng “(Ứng tuyển) Nhân viên hành chính nhân sự - Hà Ngọc Ánh – Công ty CP ABC” thay vì viết, “Tôi là Hà Ngọc Ánh, tôi gửi CV xin việc để ứng tuyển vị trí nhân viên hành chính nhân sự”. Thông thường, cách bạn lưu tên file cv của bạn như thế nào thì chủ đề thư sẽ được viết như vậy.
Trên chủ đề thư sẽ là địa chỉ email doanh nghiệp mà bạn gửi email. Kí hiệu “CC” nghĩa là bạn gửi tiếp cv của mình cho nhiều người nữa và tất cả họ đều trong cùng một nhóm mà bạn đã gửi (giống như việc bạn tạo một nhóm chat chung cho các nhà tuyển dụng mà mình gửi cv) còn “BCC” là bạn cũng gửi một thư điện tử đó cho nhiều nhà tuyển dụng nhưng tất cả đều được dữ bí mật – nhìn từ hướng người nhận là bạn chỉ gửi duy nhất cho mình họ mà thôi.
Lưu ý duy nhất cho mục này đó là viết đúng địa chỉ email của nhà tuyển dụng và nếu có gửi nhiều hơn 1 nhà tuyển dụng hay nhấp vào “BCC” bạn nhé!
3.3. Cách viết nội dung chính của thư
Nội dung thư sẽ là phần bạn “Chắc chắn phải viết” không cần quá cầu kỳ, dài dòng giống như bạn viết các lá thư chia sẻ của mình mà chỉ cần một vài câu giới thiệu về bản thân và vị trí mà mình ứng tuyển vào doanh nghiệp. Thêm vào đó là một đến hai câu cho thấy rằng tại sao bạn cảm thấy mình phù hợp với công việc này.
Cuối cùng là lời kết thư mong muốn nhận được phản hồi của nhà tuyển dụng và nhắc nhở về cv xin việc bạn đã gửi kèm và mong nhà tuyển dụng sẽ đọc nó. Đặc biệt bạn nên có chữ ký cuối thư của mình. Chữ ký cuối thư sẽ bao gồm tên bạn, số điện thoại, địa chỉ email, thông tin mạng xã hội hoặc website của bạn.
Áp dụng những quy tắc này là bạn đã đảm bảo độ chuyên nghiệp cho mình rồi đó!
4. Những lưu ý khi gửi cv qua email cho bạn
Cách viết cv qua mail sẽ cần đáp ứng các nội dung cơ bản nào chúng ta đã cùng tìm hiểu rồi, tiếp theo hãy cùng xem cần lưu ý điều gì khi viết và gửi cv qua email bạn nhé:
- Không sai lỗi chính tả: đương nhiên rồi!
- Đặt tên hiển thị chuyên nghiệp: hãy đặt tên hiển thị của mình thật thân thiện và chuyên nghiệp bạn nhé. Bạn có thể đặt Hà Ngọc Ánh hay Ha Ngoc Anh và cũng có thể đặt là Ngoc Anh Ha. Nhưng đừng đặt:
+ HÀ NGỌC ÁNH: CHÚNG TA VIẾT MAIL CHỨ KHÔNG PHẢI DẰN MẶT NHÀ TUYỂN DỤNG VÌ VẬY đặt tên hay viết nội dung thư in hoa như thế sẽ tạo cảm giác bạn đang dằn mặt nhà tuyển dụng của mình đó!
+ hà ngọc ánh: viết như vậy thể hiện sự cẩu thả, thiếu chuyên nghiệp cũng như sai lỗi chính tả.
+ H.N.A: viết tắt tên sẽ khiến bạn không chuyên nghiệp chút nào:
+ Ánh Hera: đừng để như vậy trông buồn cười và thiếu chuyên nghiệp lắm.
+ Thiên hạ đệ contten: đặt tên như vậy thật sự là một ý tưởng tồi!
- Cuối cùng, ngay từ đầu hãy sử dụng một email chuyên nghiệp bạn nhé. Định dạng email này thường là hovaten@gmail.com hay vì các ký tự đặc biệt như congchuabebong_2k@gmail.com. Ngoài ra, bạn cũng nên sử dụng thư điện tử của mình có đuôi .com, định dạng này là định dạng phổ biến nhất hiện nay thay vì dùng những định dạng khác như yahoo, icloud, …
Về cơ bản thì cách viết mail khi gửi cv rất đơn giản vậy nên những lưu ý đi kèm cũng không quá phức tạp.
5. Cách gửi cv qua mail tạo ấn tượng ngay từ đầu tiên
Cách gửi mail cv thực hiện rất nhanh chóng qua một số bước cơ bản. Vậy cách gửi cv xin việc online như thế nào cùng tìm hiểu về hướng dẫn nộp cv qua email dưới đây nhé!
Cách gửi cv qua mail sẽ bao gồm các bước sau:
- Bước 1: Đầu tiên bạn sẽ cần truy cập vào địa chỉ email của mình.
- Bước 2: Bạn Click vào mục “Soạn thư” ở đầu trang.
- Bước 3: Sau khi chọn soạn thư, một ô nội dung thư mới sẽ hiện lên, bạn điền các thông tin cần thiết bao gồm:
+ Người nhận.
+ Chủ đề thư
+ Nội dung thư
+ Thêm chữ ký (nếu muốn)
- Bước 3: Chọn tải lên file cv của bạn. Bạn cũng có thể tải thêm các file khác trong cv xin việc của mình miễn là tổng dung lượng không quá 1M. Ngoài ra, bạn có thể chọn hình ảnh hoặc chọn tải tệp CV tùy bạn.
- Bước 4: Nhấp vào “Gửi” để gửi thư đến nhà tuyển dụng.
Thực hiện các bước này là bạn đã hoàn thành xong cách gửi mail cv xin việc cho mình rồi!
Hiện nay, có rất nhiều kênh cung cấp cv xin việc online miễn phí cho bạn. Bạn có thể chọn – tạo và tải các mẫu cv xin việc qua email từ đơn giản cho đến phức tạp cho mình. Cùng với đó là những chia sẻ kinh nghiệm và cách làm cv xin việc gửi qua mail rất chuẩn xác, tiện lợi. Trên đây là trọn cách viết email nộp cv mà bạn nên biết, hy vọng rằng thông qua bài viết này bạn đã nắm rõ về cách viết, cách tạo cũng như cách gửi CV xin việc qua email cho mình.
Chèn ảnh trong CV những tưởng là điều vô cùng đơn giản nhưng đâu phải ai cũng có thể làm được. Trong khi đây là một trong những yêu cầu quan trọng, cẩn thiết để CV trở nên hoàn thiện hơn thì việc chèn ảnh sao cho đẹp mắt, phù hợp sẽ là điều cần thiết, đáng để lưu tâm. Cùng tìm hiểu về nội dung này qua bài viết dưới đây bạn nhé!
Tin liên quan
- CV lễ tân - Nắm bắt cách viết để trúng tuyển ngay tức thì
- CV xin việc Designer và những bí quyết ứng tuyển Designer
- CV xin việc điều dưỡng - Cơ hội dành cho các ứng viên cẩn thận?