Hướng dẫn cách làm bảng lương đơn giản nhất trên excel!

Làm bảng lương và tính lương trên excel là công việc đã trở nên vô cùng quen thuộc đối với những nhân viên kế toán, nhân sự. Vậy cụ thể cách tính lương cũng như làm bảng lương được thực hiện như thế nào? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn giải đáp tất cả những thắc mắc trên!

1. Những lưu ý về cách tính lương và làm bảng lương trên excel

1.1. Những căn cứ để tính lương

Để có thể tính lương một cách chuẩn xác nhất cho nhân viên, người lao động, người sử dụng lao động cần phải căn cứ chủ yếu vào những quy định đã đặt ra của hợp đồng lao động và bảng chấm công thực tế của các nhân viên. Bên cạnh đó, việc tính lương còn căn cứ vào một số yếu tố như:

- Các báo cáo, phiếu xác nhận số sản phẩm, xác nhận công việc đã hoàn thành hay chưa hoàn thành (điều này dành cho những công việc có tính lương theo doanh thu sản phẩm hay lương khoán).

- Căn cứ vào những quy chế lương thưởng, phụ cấp của các doanh nghiệp, công ty.

- Căn cứ vào mức lương tối thiểu của vùng, có nghĩa là mức lương tối thiểu mà những người sử dụng lao động có trách nhiệm phải trả cho những người lao động.

- Tính lương căn cứ vào tỷ lệ trích của các khoản theo lương, điều này để xác định khoản tiền đóng bảo hiểm theo quy định.

- Cuối cùng là căn cứ vào mức lương chi trả cho các khoản bảo hiểm của nhân viên.

Căn cứ để tính lương

1.2. Các hình thức trả lương hiện nay

Hiện nay, hầu hết các công ty, doanh nghiệp đều áp dụng trả lương theo 1 trong số 3 hình thức chủ yếu là: theo thời gian, theo sản phẩm và lương khoán.

- Hình thức trả lương theo thời gian: có 2 cách tính lương theo hình thức này như sau:

+ Tổng lương tháng = [( Lương + các khoản phụ cấp) / số ngày đi làm đã quy định trong hợp đồng]*số ngày thực tế theo bảng chấm công.

(Trong đó, số ngày đi làm theo quy định trong hợp đồng được tính = tổng số ngày trong tháng – số ngày nghỉ theo quy định).

+ Cách thứ 2 thường được áp dụng đó là thay vì việc phải tính xem mỗi tháng có bao nhiêu ngày công để chia thì các doanh nghiệp thường có cách tính đơn giản hơn, đó là chọn một con số tiêu chuẩn nhất, cố định để chia và tính lương. Số ngày tiêu chuẩn thường tính là 26 ngày. Khi đó, lương tháng được tính theo công thức sau:

Tổng lương = [(Lương + các khoản phụ cấp) / 26]*số ngày đi làm thực tế.

- Hình thức tính lương theo sản phẩm: cách này thường được áp dụng ở các doanh nghiệp kinh doanh các mặt hàng bán lẻ như thời trang, các dịch vụ khách hàng,... và căn cứ vào số lượng sản phẩm đạt được của các nhân viên ở mỗi tháng. Khi đó, lương tháng được áp dụng theo công thức sau:

Tổng lương = đơn giá của sản phẩm*số lượng sản phẩm có được.

- Hình thức tính lương theo lương khoán: đây là cách tính lương dựa trên khối lượng và số lượng cũng như chất lượng của công việc được giao cho từng nhân viên. Với hình thức trả lương này thì có thể theo thời gian hoặc theo sản phẩm tùy vào từng doanh nghiệp. Và điều quan trọng ở đây là người sử dụng lao động phải đưa ra được tỷ lệ hoặc đơn giá để khoán cho phù hợp với các nhân viên, đặt ra các mức hoàn thành công việc khác nhau, tăng khả năng làm việc năng suất và hiệu quả của người lao động trong công việc. Công thức áp dụng cho hình thức này như sau:

Tổng lương = mức lương khoán đã đặt ra*tỷ lệ hoàn thành công việc được giao.

XEM THÊM: Thang bảng lương nhà nước và những điều bạn cần phải biết

2. Cách làm bảng lương trên excel

Cách làm bảng lương trên excel

Một bảng lương theo tiêu chuẩn sẽ bao gồm các tiêu chí thể hiện theo dạng các cột trong bảng tính excel như sau:

- Số thứ tự các nhân viên

- Họ và tên: Cột này bạn sẽ liệt kê toàn bộ tên của nhân viên trong công ty cần được tính lương vào đây. Và để việc tính lương được rõ ràng, tránh sự nhầm lẫn với nhiều người có tên trùng nhau, kế toán viên nên chia cụ thể ra từng bộ phận, phòng ban, đảm bảo sự chính xác và công bằng cho người lao động.

- Số ngày công thực tế: đây là số ngày thực tế mà người lao động có đi làm, số ngày này được ghi lại trong bảng chấm công, các nhân viên kế toán cần kết xuất bảng công và tính tổng số công sau đó ghi vào cột này.

- Cột lương chính thức: phần lương này sẽ căn cứ vào mức lương đã thỏa thuận trong hợp đồng lao động và có sự điều chỉnh nếu có các quyết định tăng lương hay phụ lục của hợp đồng để đưa mức lương chính xác nhất của nhân viên vào cột này. Lương chính thức là mức lương cơ bản, chưa tính thêm các khoản phụ cấp hay thưởng, phạt, các khoản bổ sung khác. Và mức lương này không được phép thấp hơn so với mức lương tối thiểu của vùng đã quy định.

- Các khoản phụ cấp: đây là mục thể hiện các mức tiền phụ cấp của công ty dành cho nhân viên và được quy định tại hợp đồng lao động. Và tùy vào từng doanh nghiệp sẽ có các khoản và mức phụ cấp khác nhau. Ví dụ như phụ cấp ăn trưa, phụ cấp xăng xe, điện thoại,...

- Tổng thu nhập: cột này bao gồm tổng số lương chính + phụ cấp.

- Tổng lương thực tế: tổng số lương tính theo ngày công đi là thực tế của nhân viên.

- Thưởng/ phạt: cột này thể hiện các mức tiền thưởng hay phạt của các nhân viên được tính hàng tháng.

- Cột bảo hiểm sẽ bao gồm các loại bảo hiểm dành cho người lao động khi làm việc tại các công ty, doanh nghiệp như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm nhân thọ,...

- Cột tạm ứng: đây là số tiền mà nhân viên đã tạm ứng trước khi được tra lương hoặc số tiền tạm ứng khi đi công tác, làm việc theo sắp xếp của công ty nhưng chưa hoàn ứng thì cần liệt kê vào để trừ vào cuối tháng.

- Tổng lương thực lĩnh: là số lương cuối cùng người lao động nhận được sau khi đã cộng hay trừ các khoản trên và được áp dụng theo công thức:

Lương thực lĩnh = tổng lương thực tế + các khoản thưởng - các khoản bảo hiểm – tạm ứng – phạt ( nếu có)

Với tất cả các tiêu chí trên, nhân viên kế toán chỉ cần chia các cột trong bảng excel một cách hợp lý và sắp xếp theo thứ tự các mục là đã hoàn thành một bảng tính lương cơ bản chuẩn theo quy định.

XEM THÊM: Những điều cần biết về chứng minh công việc, bạn không thể làm ngơ!

3. Cách tính lương trên excel

Để có thể áp dụng các công thức và tính lương trên excel một cách chính xác, nhanh chóng nhất, nhân viên kế toán cần phải hiểu rõ về tính năng của các hàm trong excel và áp dụng đúng các công thức.

3.1. Cách tra cứu nhân viên trên excel

Một nhân viên kế toán cần phải nắm rõ được danh sách của nhân viên trong công ty, những thông tin cụ thể về hợp đồng lao động của mỗi người để có thể tính lương một cách chính xác nhất. Và trong hàng trăm nhân viên của công ty, để có thể tra cứu thông tin nhanh nhất, kế toán viên có thể áp dụng các hàm sau:

- Hàm VLOOKUP: đây là hàm truy vấn và tìm kiếm thông dụng nhất hiện nay. Đối tượng để tìm kiếm cần phải nằm trong cột đầu tiên từ bên trái của vùng bảng tìm kiếm.

- Hàm INDEX + MATCH: đây là sự kết hợp của hai hàm để có thể tìm kiếm, truy vấn thông tin nhân viên một cách nhanh chóng. Việc kết hợp hai hàm này mang lại hiệu quả tốt hơn so với hàm VLOOKUP, bởi nó không bị giới hạn các cấu trúc tìm kiếm.

3.2. Các hàm xử lý thời gian trên excel

Các hàm xử lý thời gian trên excel

Trên excel có một số hàm có tính năng xử lý ngày thàng, giờ làm việc rất hữu ích và chính xác:

- Hàm DATE: hàm này tạo ra 1 giá trị ngày tháng xác định rõ ràng, chính xác theo năm, tháng, ngày cụ thể.

- Hàm YEAR: hàm này có tính năng theo dõi số năm của 1 giá trị ngày tháng nào đó.

- Hàm MONTH: hàm này sẽ theo dõi số tháng của 1 giá trị ngày tháng nào đó.

- Hàm DAY: theo dõi số ngày của 1 giá trị ngày tháng nào đó.

- Hàm HOUR: hàm này theo dõi số giờ của 1 giá trị theo thời gian.

- Hàm MIN: theo dõi số phút của 1 giá trị thời gian nhất định.

3.3. Các công thức chấm công nhân viên

Việc chấm công cho nhân viên để đảm bảo độ chính xác, nhân viên kế toán có thể sử dụng các công thức sau:

- COUNTIF: đây là công thức để đếm số ký hiệu trong các bảng chấm công dựa theo một điều kiện nhất định nào đó.

- COUNTIFS: dùng để đếm số ký hiệu công trong bảng chấm công theo nhiều điều kiện cùng một lúc.

- SUMIF: công thức để tính tổng số giờ công theo bảng chấm công và căn cứ vào điều kiện duy nhất.

- SUMIFS: công thức tính bảng chấm công theo điều kiện cùng một lúc.

3.4. Các công thức tính lương cho nhân viên

Các công thức tính lương trên excel

Để tính lương cho nhân viên, các nhân viên kế toán thường sử dụng các công thức sau:

- IF: đối với công thức này, cần phải biện luận logic trong khi tính toán, tùy vào các trường hợp khác nhau, nếu theo yêu cầu thứ 1 thì sẽ ra kết quả như thế nào, nếu không thỏa mãn được yêu cầu đó thì kết quả sẽ ra sao?

- Hàm AND/ OR: khi cần phải biện luận nhiều điều khiện khác nhau, phức tạp thì sẽ sử dụng hàm AND/ OR để có thể ghép nối các điều kiện đó với nhau.

- Hàm LOOKUP/ VLOOKUP: sử dụng hàm này để truy vấn đến các thông tin về nhân viên, kết quả chấm công, thông tin lương,...

- Hàm SUM/ SUMIF/ SUMIFS: sử dụng hàm này để tính tổng số tiền lương thự lĩnh cho nhân viên.

Trên đây là những thông tin khá chi tiết về cách làm bảng lương cũng như cách tính lương trên excel chuẩn và đơn giản nhất. Hy vọng những chia sẻ này sẽ giúp ích cho các bạn, nhất là những người theo đuổi nghề kế toán có thể nắm rõ được các yêu cầu, cách thức quan trọng, cần thiết và áp dụng một cách chính xác nhất các công thức trong tính lương.