Những lưu ý quan trọng khi viết Giấy đề nghị thanh toán

Theo pháp luật, có ghi cụ thể tại Thông tư 107/2017/TT-BTC và 133/2016/TT-BTC vừa mới cập nhật, ban thành về Giấy đề nghị thanh toán. Hai thông tư đã đưa ra những mẫu về hình thức cũng như nội dung của Giấy đề nghị thanh toán. Để hiểu sâu hơn về nội dung cũng như hình thức của một Giấy đề nghị thanh toán chuẩn, mang tính chất pháp lý, thì ngay sau đây Vnx.com.vn sẽ cung cấp cho bạn những thông tin chuẩn xác nhất.

1. Giấy đề nghị thanh toán 

 Giấy đề nghị thanh toán

Trong doanh nghiệp, đơn vị, các hoạt động cần phải chi trả cho mục đích tập thể như đi công tác, mua sắm thiết bị hay mua đồ cho công ty… thì những lúc này giấy đề nghị thanh toán sẽ có tác dụng hoàn trả số những khoản tiền chi phí đó cho người đề nghị.

Giấy đề nghị thanh toán được xem là một văn bản giấy tờ, là công cụ để người lao động được thanh toán những khoản mục chi phí chung của công ty, đơn vị. 

Đối tượng được sử dụng giấy đề nghị thanh toán gồm có: 

  • Những người lao động đã chi trả cho công ty một vài khoản chi phí nhưng chưa được bộ phận kế toán thanh toán hay tạm ứng. 
  • Để giấy đề nghị thanh toán có hiệu lực, các khoản chi phải được tổng hợp đồng thời kèm theo chứng từ gốc đi kèm. 
  • Thực hiện thanh toán dựa trên những căn cứ được ghi trong sổ kế toán. 
XEM THÊM: Để chứng minh thu nhập bạn cần chuẩn bị những giấy tờ gì?

2. Kết cấu của Giấy đề nghị thanh toán

Kết cấu của Giấy đề nghị thanh toán

2.1. Kết cấu chung của Giấy đề nghị thanh toán 

Để giúp cho giấy đề nghị thanh toán của bạn có hiệu lực và được thanh toán ngay thì bạn cần phải đảm bảo chắc chắn về mặt nội dung và hình thức, cụ thể, nội dung bắt buộc cần phải có bao gồm: 

  • Tên đơn vị, bộ phận 
  • Họ tên người đề nghị và họ tên bộ phận người đề nghị thanh toán 
  • Nội dung chính của tài liệu 
  • Ghi rõ số lượng chứng từ gốc 
  • Ghi rõ số tiền đề nghị thanh toán bằng số và chữ. 
  • Ký tên và ghi rõ họ tên

Hướng dẫn viết Giấy đề nghị thanh toán chuẩn 

Hướng dẫn viết Giấy đề nghị thanh toán chuẩn

  • Tên đơn vị, bộ phận: Được ghi ở góc phía trên bên trái của giấy và phải được ghi rõ ràng như sau: 

Đơn vị: Công ty thanh toán Hưng Hà 

Bộ phận: Phòng Hành chính

  • Kính gửi Giám đốc hoặc tổng giám đốc doanh nghiệp hoặc người có thẩm quyền duyệt văn bản có liên quan để quỹ.  

  • Họ tên người đề nghị và họ tên bộ phận người đề nghị thanh toán: Cần phải ghi rõ ràng, đầy đủ họ và tên 

  • Nội dung thanh toán: Nội dung cần phải ghi rõ lý do, nguồn gốc và mục đích của khoản chi này. Ví dụ như: 

Thanh toán tiền mua văn phòng phẩm tháng 6/2020 

  • Ghi rõ số tiền đề nghị thanh toán bằng số và chữ và nội dung phải được viết trùng khớp với nhau

  • Phương thức thanh toán: Bạn có thể đề nghị được nhận tiền mặt hoặc chuyển khoản và nếu bạn lựa chọn phương thức chuyển khoản thì bạn cần phải ghi thêm một vài thông tin như: Người thụ hưởng, số tài khoản, Chi nhánh, Ngân hàng

  • Nguồn kinh phí: Mục này sẽ tùy theo việc bạn chi trả cho chi phí quản lý dự án, chi phí thực hiện công trình hay chi phí quản lý công ty… 

  • Giấy chứng từ gốc: Cần phải ghi rõ số lượng cụ thể. Các loại chứng từ được công nhận như Hóa đơn, chứng từ, các tờ trình về công việc xin mua và xin chi hoặc các giấy tờ liên quan đến công tác phí, những nội dung chi có trong kế hoạch công tác chung… 

2.3. Mẫu giấy đề nghị thanh toán kinh phí đào tạo 

Một vài điểm lưu ý khi viết giấy đề nghị thanh toán kinh phí đào tạo đó là:

  • Kính gửi: Quỹ hỗ trợ sắp xếp và phát triển doanh nghiệp và kèm theo lý do được thanh toán. 
  • Ghi rõ họ tên học viên, công ty, nghề đào tạo lại, thời gian đào tạo trong bao lâu, giá đào tạo trong 1 tháng, tổng số tiền đào tạo.
  • Đồng thời cần phải lấy ý kiến thẩm định của Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, Ý kiến thẩm định của sở tài chính, kèm theo chữ ký, dấu, họ tên của giám đốc cơ sở dạy nghề. 

2.4. Mẫu giấy đề nghị thanh toán chung theo 2 thông tư 107, 133 

Những điểm khác nhau cơ bản của giấy đề nghị thanh toán chung của 2 thông tư 107 và 133 mà bạn cần phân biệt để tránh xảy ra sai sót đó là: 

Đối với Thông tư 133, đây là mẫu giấy đề nghị thanh toán chung nhất 

Còn với Thông tư 107, đây là mẫu giấy đề nghị thanh toán tạm ứng. Mẫu giấy này sẽ giúp bạn có thể nhận được khoản tiền chi tạm ứng trước mà doanh nghiệp dành cho bạn.

Mẫu giấy đề nghị thanh toán thông tư 107

Nội dung bản đề nghị thanh toán cũng có phần khác tại một số mục như: 

  • Số tiền tạm ứng gồm có: Số tạm ứng các kỳ trước chưa chi tiết , số tiền ứng kỳ này 
  • Số tiền đề thị thanh toán
  • Số thừa tạm ứng đề nghị nộp trả lại
  • Số thiếu đề nghị chi bổ sung 
  • Phần chữ ký cần có đủ 4 người là: Thủ trưởng đơn vị, Kế toán trưởng, Kế toán thanh toán và người đề nghị.  
XEM THÊM: [Tải ngay] Mẫu giấy xác nhận nhân thân chuẩn nhất để sử dụng

3. Những lưu ý quan trọng trong Giấy đề nghị thanh toán 

Những lưu ý quan trọng trong Giấy đề nghị thanh toán

Việc đảm bảo tính chính xác cũng như chuẩn về nội dung, hình thức là việc để phòng tránh việc bạn sẽ không được thanh toán. Vậy nên dù bạn có viết tay hay sử dụng các mẫu văn bản có sẵn bạn cùng không nên bỏ qua những lưu ý chung nhất này. 

  • Sau khi viết và ký tên, bạn cần phải chuyển cho kế toán trưởng hoặc giám đốc doanh nghiệp để xem xét và phê duyệt, tiếp đó mới chuyển cho thủ quỹ để thực hiện thanh toán cho bạn những khoản chi này
  • Giấy đề nghị thanh toán là một văn bản để xác thực việc chi cho công ty mang tính chất pháp luật , vậy nên về mặt hình thức. Bạn nên tránh việc tẩy xóa và gần như là không được phép. Nếu như bạn có hành động gạch xóa trong văn bản thì đồng nghĩa với việc giấy đề nghị của bạn mất giá trị pháp lý. 
  • Nội dung trình bày trong văn bản cần được đảm bảo tính chính xác nhất. 
  • Ngôn ngữ sử dụng trong bản đề nghị thanh toán phải sử dụng những câu từ lịch sự, dễ hiệu và không bị tối nghĩa. 
  • Cấu trúc, kết cấu của văn bản phải đầy đủ nội dung như mẫu giấy đề nghị thanh toán theo pháp luật yêu cầu. 
  • Cuối cùng, chữ ký của người viết cũng như người phê chuẩn phải được ký rõ ràng và đầy đủ họ tên của người ký. 

Trên đây là những thông tin chung nhất về “Giấy đề nghị thanh toán” mà bạn nên biết, mong rằng những thông tin mà vnx.com.vn đã cung cấp sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn, đồng thời đảm báo tính chính xác về nội dung, hình thức của Giấy đề nghị thanh toán.