Hướng dẫn cách viết thư từ chối nhận việc khéo léo và tinh tế

Ngày đăng: 26/02/2021

1. Cấu trúc đủ cho thư từ chối nhận việc qua email

Thư từ chối nhận việc luôn luôn được đánh giá là 1 trong những loại thư từ phổ biến hiện  nay. Vì thông qua đó ứng viên có thể gửi thư từ chối nhận việc qua email một cách lịch sự nhất , minh chứng cho sự chuyên nghiệp của bản thân. Do đó để bắt đầu cho cách viết thư từ chối nhận việc không gây mất lòng thì bạn cần đảm bảo về cấu trúc dưới đấy.

Nội dung thư từ chối nhận việc chuẩn là khi bao gồm các phần chính sau:

+  Tiêu đề thư với việc thể hiện đủ họ và tên của bạn cùng vị trí công việc mà bạn nhận được lời mời tham gia. 

+ Lời chào thư là cách mà bạn thể hiện tên, tuổi, địa chỉ cá nhân, tiếp đó là tên công ty, địa chỉ công ty nhận và tên người trực tiếp tuyển dụng. 

+ Lời cảm ơn trong thư: Dù là thư từ chối nhưng mà việc đưa ra một lời cảm ơn với phía công ty khi nhận được lời đề nghị là cần thiết. Vì qua đó chính bạn đang bày tỏ đánh giá về khoảng thời gian và cồn sức nhà tuyển dụng đã dành cho bạn. 

+ Lời từ chối tại thư từ chối nhận việc: Hãy đưa ra một cách rõ ràng và thẳng thắn với nhà tuyển dụng rằng bạn không thể đảm nhận vị trí này. Đặc biệt hãy tỏ ra về sự tiếc nuối với lời mời dù là không nhất thiết đưa ra lý do tại sao bạn nhận công việc nơi khác thay vì là công ty. Còn nếu bạn đưa ra chi tiết thì hãy đề cập ngắn gọn nhất. 

+ Đảm bảo về lời kết: Kết thư đi chăng nữa thì cấu trúc hoàn thiện bạn cũng nên nhắc lại về lòng cảm kích từ lời mời nhận việc kèm theo đó là để lại thông tin liên lạc cá nhân. Cách giúp bạn mở ra mối quan hệ gắn kết với nhà tuyển dụng. 

Đặc biệt nếu bạn muốn chắc chắn hơn nữa thì có thể đưa ra một đề xuất gợi ý cho nhà tuyển dụng về ứng viên khác tương xứng. Một cách thức khá hiệu quả để hướng sự chú ý từ nhà tuyển dụng tới ứng viên mới thay cho một cách xin lỗi khéo léo hay đã làm mất thời gian tuyển dụng lựa chọn của doanh nghiệp. 

2. Cách viết thư từ chối nhận việc ghi điểm với nhà tuyển cần tới tiêu chí gì? 

Nếu bạn thực sự mong muốn hoàn thiện một lá thư từ chối nhận việc nhanh hơn và không làm mất lòng bất kỳ ai thì đừng bỏ lỡ qua các tiêu chí sau. 

2.1. Thời gian bạn gửi thư từ chối

Bất kỳ ứng viên nào cũng sẽ có nhận được thư đề nghị từ nhà tuyển dụng nếu đạt đủ các tiêu chuẩn lựa chọn. Tuy nhiên, không nhất thiết bạn nhận được lời mời đó là sẽ phải tham gia làm việc. Nhà tuyển dụng sẽ luôn dành cho các ứng viên một khoảng thời gian là 24h suy nghĩ đưa ra quyết định và sau đó là có kế hoạch thay thế nhân sự bổ sung. 

Vậy nên, đừng bao giờ chậm trễ tương tác lại quá muộn dù là bạn đã có một công việc khác. Vì nếu bạn không đưa ra câu trả lời nhà tuyển dụng cảm thấy rằng bạn chẳng mấy thiện cảm, làm trì trệ việc tuyển dụng của họ và cơ hội hợp tác làm việc về sau là con số 0. Đừng nghĩ rằng bản thân sẽ không nhảy việc và quay lại doanh nghiệp đã từ chối, cuộc sống luôn là sự tuần hoàn và khi bạn không còn được đánh giá cao tức là bạn đã tự bỏ lỡ cơ hội của bản thân. 

2.2. Nội dung thư từ chối xin việc cần tóm lược

 Là một văn bản nội dung mang ý nghĩa riêng lại gửi tới trực tiếp nhà tuyển dụng người làm việc lâu dài vậy nên nội dung sẽ luôn cần trau chuốt kỹ càng. Thể hiện về nội dung ngắn gọn, súc tích đi thẳng vào vấn đề kèm theo tính lịch sự trong lý do đưa ra. Đừng lan man quá nhiều vì điều đó không chỉ làm mất thời gian trình bày của bạn mà còn là thời gian đọc của nhà tuyển dụng. Thực tế nhà tuyển dụng không hề nhàn rỗi, họ sẽ cảm thấy khó chịu và cho rằng bạn không hề đánh giá cao vị trí. 

Ngoài ra, tại nội dung bạn cũng nên tránh đề cập những lời khiếm nhã hay như thế hiện về việc nhận xét tiêu cực nào đó. Dù là doanh nghiệp, vị trí, một điều gì đó không hài lòng hãy bỏ qua bởi có thể tương lai bạn sẽ quay lại và làm việc tại một vị trí nào đó thì sao. 

2.3. Về lời gợi mở ứng viên tiềm năng

Biết cách vận dụng tốt các mối quan hệ thì bạn có thể lựa chọn giới thiệu 1 ứng viên nào đó thay thế cho lời xin lỗi tại thư từ chối nhận việc. Đây được cho là cách xoa dịu khá ổn dành cho nhà tuyển dụng mà bạn còn hỗ trợ công ty có thể tối ưu thời gian chọn lọc ứng viên. Có điều cách gợi ý cũng cần đến 1 sự khéo léo nhất định nhé, ứng viên sáng giá nhất và có thể làm nhà tuyển dụng hài lòng khi đảm bảo mọi yêu cầu. 

3. Gợi ý về mẫu viết thư từ chối nhận việc

3.1. Cách viết thư từ chối nhận việc tiếng Việt

- Tiêu đề email thư từ chối nhận việc: Cung cấp tên bạn và tên vị trí đã trúng tuyển. 

- Nội dung mẫu thư

+ Đầu tiên là việc kính gửi: A/c có thể nêu cụ thể về tên người tuyển dụng hoặc tên công ty.

+ Đưa ra lời cảm ơn: “Trước tiên cho phép tôi gửi lời cảm ơn chân thành tới a/c đã dành thời gian trao đổi với tôi về vị trí công việc cũng như đưa ra đề nghị nhận tôi vào làm việc,…”

+ Lý do từ chối: “Quý công ty thực sự rất tốt nhưng tôi lại rất tiếc khi phải báo rằng tôi không thể tiếp nhận vị trí này. Dù rằng đây sẽ là một quyết định khó khăn nhưng khi đã cân nhắc kỹ càng, tôi nhận thấy nó không thật sự phù hợp với khả năng của tôi hiện tại,...”

+ Nhấp mạnh hơn về sự từ chối: “Tại đây một lần nữa, tôi muốn bày tỏ lòng cảm kích vì quý công ty đã mời tôi vào làm việc. Đặc biệt rằng cá nhân sẽ cần thành thật xin lỗi nếu quyết định này của tôi gây bất tiện cho vấn đề tuyển dụng của công ty. Nếu nhắc tới vị trí và yêu cầu công việc hiện tại tôi muốn đề xuất ứng viên đó là a/c...địa chỉ liên hệ,...”

Chắc chắn cuối tư bạn cũng nên đề cập hy vọng rằng sau này sẽ có một cơ hội tốt mong muốn được gắn bó với công ty tại một dịp nào đó. Cảm ơn tới công ty một cách chân thành nhất vì lời mời. Sau đó là hãy cung cấp tên và số điện thoại liên lạc/ email tương xứng. 

3.2. Cách viết thư từ chối nhận việc tiếng Anh

- Tiêu đề email thư từ chối nhận việc: Cung cấp tên bạn và tên vị trí đã trúng tuyển tức là Job Offer – Your Name.

- Nội dung mẫu thư

+ Đầu tiên là việc kính gửi: sử dụng về Dear Mr./ Ms. hoặc đề cập Last name cụ thể. 

+ Lời cảm ơn: First of all, let me send my sincere thanks to a / c for taking the time to talk to me about the position as well as offer me a job offer,

+ Lý do từ chối: “Your company is really good, but I'm sorry to report that I cannot accept this position. Although this will be a difficult decision, when I consider it carefully, I find it is not really suitable for my current abilities, ... "

+ Nhấp mạnh hơn về sự từ chối: “Here again, I want to express my gratitude for your company inviting me to work. In particular, I personally will need to sincerely apologize if my decision inconveniences the recruitment problem of the company. If I mention the position and current job requirements I would recommend that candidate be a / c ... contact address, ... "

Cuối cùng là việc bạn thể hiện gồm: Best regards,Your Name, Phone Number và Email. 

4. Gợi ý về cách viết thư từ chối nhận việc khéo léo nhất

Nếu bạn chưa có quá nhiều kinh nghiệm cho việc viết một lá thư từ chối xin việc thì dưới đây sẽ là một một gợi ý hoàn hảo dành cho bạn. 

- Luôn nhớ việc gửi thư từ chối càng sớm càng tốt vì đó là cách mà bạn đang tôn trọng người đọc và công sức cá nhân cũng như người xem xét tuyển dụng. Từ đó giúp họ đưa ra được một phương án khác thay thế tốt hơn về nhân sự. 

- Thái độ thể hiện cũng cần lưu tâm tới. Nhà tuyển dụng thực sự bận rộn và cần cân đo rất nhiều CV xin việc mới lựa chọn được một cá nhân xứng đáng để gửi lời mời nhận việc. Hơn nữa họ cũng đã đưa ra một buổi phỏng vấn để xem xét kỹ càng hơn do đó bạn cũng nên cần biết ơn họ đã dành thời gian chú ý tới bạn. Do đó hãy chủ động hơn đưa ra lý do linh hoạt xoa dịu với một thái độ chân thành sẽ giúp gắn kết mối quan hệ hai bên. 

- Lý do đề cập ngắn và cân nhắc kỹ càng khi nêu ra. Bởi chắc chắn khi lựa chọn bạn sẽ có sự phân vân mức độ phù hợp của công việc đúng hay không. Vậy nên, hãy tự đặt ra một bài test cho bản thân, xác định về điều mong muốn, hướng đi tương lai và khi thấy không phù hợp hãy thay đổi hướng đi. 

- Bạn từ chối vì mức lương chưa phù hợp thì có lẽ đây sẽ là một vấn đề khá nhạy cảm. Tuy nhiên, nếu bản thân bạn thực sự tự tin về năng lực có thể nhận được mức lương xứng đáng thì hãy đưa ra lý do đó trong lá đơn từ chối của mình. Vì đôi khi nhà tuyển dụng sẽ phản hồi và đề cập cho bạn những quyền lợi khác đi kèm khá hấp dẫn,...

Việc mà chúng ta từ chối một lời đề nghị sẽ không phải là dễ dàng hơn nữa việc biết cách viết thư từ chối nhận việc khéo léo sẽ luôn cần nhiều yếu tố kết hợp hơn. Do đó hãy tìm hiểu kỹ càng để từ đó có thể tạo ra một hình ảnh đẹp nhất, ghi dấu ấn với nhà tuyển dụng và tạo dịp hẹn gặp trong tương lai của con đường sự nghiệp.

Tin liên quan

• Những điều cần biết về chứng minh công việc, bạn không thể làm ngơ!
• Ngành tài chính ngân hàng và cơ hội việc làm trong tương lai!
• Mẫu thư cảm ơn khi nhận được việc làm chi tiết nhất

Xem nhiều nhất