[HƯỚNG DẪN] Cách viết biên bản xác nhận công nợ cực nhanh chóng

Ngày đăng: 03/07/2020

Trong tài chính, công nợ cũng là một vấn đề được rất nhiều công ty, doanh nghiệp quan tâm và để ý. Do đó, để tránh bị thiệt hại về lợi nhuận, bộ phận kế toán sẽ phải chuẩn bị biên bản xác nhận công nợ. Nhưng nếu bạn vẫn chưa biết cách trình bày biên bản này sao cho chuẩn xác và khoa học, hãy theo dõi bài viết này để được hướng dẫn chi tiết từng bước nhé.

1. Bạn hiểu biên bản xác nhận công nợ là gì?

Trong quá trình buôn bán, trao đổi hàng hóa, tình trạng không thể trả tiền kịp thời cho các đối tác hay công ty, doanh nghiệp, chủ buôn là tình trạng thường xuyên xảy ra. Vì một số lý do, những người này chưa kịp thanh toán mà lại cần hàng gấp. Vì thế, phía còn lại đã tạo điều kiện cho họ bằng cách cho nhập hàng nhưng viết giấy công nợ.

Có 2 kiểu công nợ hay diễn ra phổ biến trong quá trình kinh doanh. Loại công nợ thứ nhất là bên mua hàng không thể trả tiền mặt hay chuyển khoản cho các công ty, không thể thanh toán tiền dịch vụ, sản phẩm. Còn loại công nợ thứ hai là các công ty, doanh nghiệp nợ bên đối tác, các nhà cung cấp tiền mua nguyên liệu, vật liệu sản xuất sản phẩm.

Công nợ là một thuật ngữ hay được sử dụng với ý nghĩa nợ tiền của người khác, vay mượn tiền của họ trong khoảng thời gian có kỳ hạn. Đã là nợ thì đến thời gian nào đó, bạn sẽ phải trả lại toàn bộ số tiền đó và kèm theo lãi (nếu bên cá nhân, doanh nghiệp ấy yêu cầu thêm).

Biên bản xác nhận công nợ là một loại văn bản xác nhận hoạt động vay tiền giữa cá nhân - cá nhân, giữa cá nhân - doanh nghiệp và giữa công ty - công ty. Biên bản này sẽ chép lại chi tiết thời gian, địa điểm, số tiền nợ, xác nhận hoạt động vay tiền và trở thành một bản cam kết, quy chiếu trách nhiệm của cả bên nhận và bên cho vay. Vì biên bản này cũng có tính chất tương tự văn bản hành chính nên bộ phận kế toán sẽ là những người thiết lập và trực tiếp lưu trữ giấy tờ này.

2. Giá trị pháp lý của biên bản xác nhận công nợ

Không phải bất cứ ai làm kinh doanh cũng đều hiểu giá trị pháp lý thực sự của biên bản xác nhận công nợ là gì. Đây quả là một thiếu sót lớn trong quá trình làm kinh doanh. Hoạt động lập biên bản xác nhận công nợ đã trở thành một hình ảnh quen thuộc, được lặp đi lặp lại trong các cuộc giao thương, buôn bán, kinh doanh. Vì vậy, biên bản này mang giá trị pháp lý tương đương như các hợp đồng khác. Hơn nữa, việc lập biên bản cũng nằm trong quá trình, thủ tục kinh doanh.

Biên bản xác nhận công nợ có đầy đủ các thông tin quan trọng và cần thiết để đưa ra tòa làm bằng chứng quy chiếu nếu như cả hai bên xảy ra các vấn đề tranh chấp trong việc thanh toán, giải quyết công nợ. Bên cạnh đó, biên bản này như một loại tờ giấy cam kết và nhắc nhở các bên trách nhiệm và nghĩa vụ hoàn thành các khoản thu đúng hạn theo đúng như hợp đồng ghi chép.

Khi có biên bản xác nhận công nợ, quyền lợi của cá nhân và tổ chức đều được pháp luật bảo vệ. Từ đó, tránh được những trường hợp rủi ro như: không thanh toán nốt tiền hàng, quỵt tiền, vu oan giáng họa, trốn nợ,... Đồng thời, biên bản xác nhận công nợ sẽ giúp các công ty, doanh nghiệp yên tâm làm ăn, kinh doanh minh bạch, không bị hao hụt doanh thu hay thất thoát ngân sách công ty.

3. Các bước viết biên bản xác nhận công nợ

Người lập biên bản xác nhận công nợ có thể là trách nhiệm của bộ phận kế toán hoặc chủ doanh nghiệp của khoản vay. Trước khi lập biên bản, các bạn cần tìm hiểu, đọc kỹ các điều luật kinh doanh để đảm bảo quyền lợi giữa các bên. Khi thực hành viết biên bản xác nhận công nợ, các bạn cần làm theo những bước như sau:

- Bước 1: Viết quốc hiệu, tiêu ngữ ở phần mở đầu của biên bản. Viết tiêu ngữ in hoa ở giữa trang giáy.

- Bước 2: Liệt kê các thông tin cơ bản và quan trọng để xác nhận công nợ một cách chính xác và toàn diện nhất. Những thông tin ở đây có thể là: họ và tên các cá nhân, công ty có liên quan, số tiền nợ, thời gian hẹn trả nợ, lý do nợ,...

- Bước 3: Xác định lại thời gian và địa điểm tạo ra biên bản xác nhận công nợ.

- Bước 4: Kiểm tra các yêu cầu về công nợ, ghi rõ bên A và bên B.

- Bước 5: Các bên cá nhân, đại diện công ty, doanh nghiệp có liên quan sẽ đóng dấu, ký giấy. Sau đó, mỗi bên sẽ được giữ một biên bản riêng để nhớ về các điều khoản.

Dưới đây là một số biểu mẫu đã trình bày sẵn về biên bản xác nhận công nợ. Bạn có thể tải xuống và chỉnh sửa trực tiếp hoặc lấy làm tài liệu mẫu để tham khảo cách viết.

Mẫu biên bản bàn giao công nợ.docx

mau-bien-ban-xac-nhan-cong-no.docx

Mẫu-biên-bản-xác-nhận-công-nợ-bàn-giao-công-nợ-mới-nhất-năm-2020.docx

4. Một số vấn đề cần quan tâm trong quá trình viết biên bản xác nhận công nợ

Khi viết biên bản xác nhận công nợ, bạn hãy ghi chính xác tên và con số (số CMND, số tiền nợ công, số thẻ căn cước, số điện thoại, thời gian trả tiền,...) vì biên bản này mang giá trị pháp lý. Bên cạnh đó, cách trình bày của văn bản cũng phải cẩn thận và ghi ngay ngắn, khoa học. Tốt nhất nên soạn thảo biên bản trên máy tính và in ra rồi để các bên ký. Vì nếu bạn tạo biên bản bằng chữ viết tay, nếu chữ ai xấu thì sẽ khó đọc được nội dung biên bản.

Tên của công ty, doanh nghiệp, tên các cá nhân phải viết IN HOA rõ ràng, rành mạch. Khoảng cách giữa các chữ phải có độ thoáng, không được ghi díu vào nhau. Biên bản khi in ra phải giữ cho giấy được phẳng, không nhăn nhúm, vấy bẩn, rách nát.

5. Mẹo quản lý công nợ không bị tổn hại quyền lợi

Tuy nhiên, khi lập biên bản xác nhận công nợ rồi, các cá nhân và công ty, doanh nghiệp không nên quá chủ quan. Tốt nhất, hãy tự rút ra kinh nghiệm và rút ra một số mẹo quản lý công nợ để phòng tránh các tình huống rủi ro có thể xảy ra bất chợt. Vì tâm lý các bên được ghi nợ là muốn kéo thời gian trả tiền nên cá nhân và doanh nghiệp có thể áp dụng một số mẹo sau đây để thúc đẩy quá trình thanh toán một cách hiệu quả. Các biện pháp ấy có thể là:

+ Sàng lọc, tìm hiểu thông tin về các đối tượng được cho vay, nghiên cứu đối tượng khách hàng để sắp xếp và gộp thành một nhóm riêng có nhiều điểm chung để dễ dàng quản lý các khoản đã cho vay.

+ Thiết chặt các kế hoạch, yêu cầu, chính sách và cơ chế bán hàng của công ty, doanh nghiệp ngay từ đầu để những bên xấu không có cơ hội lợi dụng kẽ hở.

+ Tuyển dụng hoặc phân chia, tách ra thêm một bộ phận nhân sự chuyên tham gia kiểm tra, giám sát các công đoạn, quá trình thiết lập công nợ và đối chiếu thời gian trả nợ, số tiền vay trên thực tế so với biên bản xác nhận công nợ.

+ Luôn luôn chuẩn bị tâm lý đề phòng, không chủ quan bằng cách lưu trữ và bảo quản cẩn thận biên bản xác nhận công nợ cùng những giấy tờ liên quan đến việc nợ tiền giữa các cá nhân và doanh nghiệp, công ty,...

Như vậy, vnx.com.vn đã hướng dẫn xong cách viết biên bản xác nhận công nợ cực kỳ chi tiết rồi. Đây là loại văn bản mang nhiều ý nghĩa về mặt pháp lý, là giấy tờ quan trọng nên hãy cẩn thận và rõ ràng ở từng bước nhé. Hy vọng bạn có thể chủ động tạo ra thành công một biên bản xác nhận công nợ hoàn chỉnh sau khi đọc xong hết bài viết này.