Hướng dẫn cực kỳ chi tiết cách viết biên bản thanh lý tài sản

Ngày đăng: 19/06/2020

Bạn có biết: Thanh lý tài sản cũng cần đến biên bản? Liệu bạn đã hiểu hết về các thông tin xuất hiện trong loại biên bản này? Cùng khám phá cách viết biên bản thanh lý tài sản cực kỳ chi tiết qua bài viết dưới đây của vnx.com.vn nhé.

1. Bạn có thực sự hiểu rõ biên bản thanh lý tài sản là gì?

Không chỉ có biên bản bàn giao tài sản, chúng ta còn có biên bản thanh lý tài sản. Đây là loại văn bản được sử dụng rất phổ biến trong các công ty, doanh nghiệp. Biên bản thanh lý tài sản (tên gọi đầy đủ - biên bản thanh lý tài sản cố định) là loại biên bản dùng để kiểm kê, kiểm soát số lượng, chất lượng của tài sản sau khi có quyết định thanh lý tài sản cố định từ cấp trên đưa xuống. Bên cạnh đó, biên bản thanh lý tài sản còn được dùng để xác nhận các tài sản sau khi thanh lý sẽ không có giá trị sử dụng nữa hoặc tài sản này đã quá hạn sử dụng, bị hao mòn giá trị và không còn có ích trong các hoạt động sản xuất, các hoạt động tạo ra giá trị kinh tế. Với biên bản thanh lý tài sản, phòng kế toán có thể dùng biên bản này làm bằng chứng và căn cứ xác thực để thông báo tình trạng giảm tài sản cố định và cập nhật lên sổ kế toán.

Hơn nữa, biên bản thanh lý tài sản cũng là một loại giấy tờ liên quan đến pháp lý nên các cơ quan và doanh nghiệp luôn cẩn thận và lưu ý về vấn đề này để kiểm soát chặt chẽ hơn theo nguyên tắc. Nếu thông tin điền trong biên bản không chính xác, trái với sự thực thì các cá nhân hoặc doanh nghiệp liên quan sẽ phải chịu trách nhiệm pháp lý hoặc bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật.

2. Các vấn đề cơ bản hay gặp

Mặc dù các công ty, doanh nghiệp đều nắm rõ tầm quan trọng và biết qua sơ sơ về biên bản thanh lý tài sản nhưng vẫn không thể tránh được một số lỗi phổ biến như sau mà hầu như cá nhân, tổ chức nào cũng thường hay nhầm lẫn.

2.1. Phân chia tài sản chưa hợp lý

Không ít người vẫn chưa hiểu rõ về loại tài sản cố định mà họ đang chuẩn bị thanh lý. Đối với những tài sản cố định có hình dạng cụ thể (các vật hữu hình), doanh nghiệp và công ty sẽ có những quy định hay nguyên tắc, đánh giá nhất định để tài sản này đảm bảo đủ điều kiện đáp ứng các tiêu chuẩn mà những cơ quan này đã đề ra. Các tiêu chuẩn đó có thể là các chỉ số, thông số kỹ thuật, các mã vạch,... để xác định giá trị sử dụng của tài sản đó. Nhưng có một tình trạng phổ biến mà bất cứ tổ chức nào cũng hay mắc phải mà vẫn chưa sửa được. Đó là tình trạng phân loại các tài sản cố định vẫn chưa hợp lý, chưa chính xác, chưa tương hợp với đúng tính chất và giá trị của loại tài sản. Vấn đề này có thể tạo ra mất mát hoặc tổn thất khá lớn cho các công ty, doanh nghiệp. Do đó, nếu muốn công ty hay doanh nghiệp không bị lỗ vốn và thu về được nhiều lãi, người quản lý cần phải nắm rõ tính chất, đặc điểm và giá trị của tài sản cố định mà công ty đang nắm giữ.

2.2. Lập sai biên bản do hiểu sai giá trị tài sản

Rất nhiều tình huống dở khóc dở cười đã xảy ra khi giá trị của tài sản cố định bị xác định sai, từ đó, kéo theo việc lập biên bản cũng bị sai nốt. Đây là lỗi hay xảy ra phổ biến với các nhân viên kế toán chưa có nhiều kinh nghiệm. Khi kê khai và thanh lý, những tài sản cố định này đã bị hiểu sai giá trị, dẫn đến việc khấu trừ toàn bộ giá trị gia tăng đầu vào, gây ra sự thiếu sót trong điều kiện và tiêu chuẩn để khấu trừ. Do đó, ngân sách của công ty, doanh nghiệp cũng bị ảnh hưởng và kéo tụt xuống, gây tác động không nhỏ đến hoạt động sản xuất và kinh doanh, cùng các khoản chi phí để nộp vào ngân sách nhà nước.

2.3. Chưa có sự thống nhất trong cách trình bày

Tuy các công ty, doanh nghiệp vẫn hay sử dụng phương pháp thanh lý tài sản nhưng giữa các đơn vị vẫn chưa có sự thống nhất và đồng bộ ngay từ khâu lập biên bản thanh lý tài sản. Thậm chí, các công ty và doanh nghiệp còn đi lệch hẳn so với những quy định được đặt ra ban đầu hoặc thực hiện sai các bước lập biên bản. Hơn nữa, những bước lập biên bản này còn không được ai kiểm chứng, không được giám sát và hoạt động công khai nên ảnh hưởng không nhỏ đến ngân sách, tài sản của doanh nghiệp. Nếu không đồng nhất được ý kiến, các bên có thể xảy ra tranh cãi và mâu thuẫn khó giải quyết.

3. Hướng dẫn viết biên bản thanh lý tài sản

Biên bản thanh lý tài sản cố định thông thường hay được chia ra thành 3 chuyên mục chính: Ban thanh lý tài sản cố định, Tiến hành thanh lý tài sản cố định, Kết luận của Ban thanh lý tài sản cố định. Trong phần thứ nhất - Ban thanh lý tài sản cố định, bạn sẽ phải điền họ tên, chức vụ và đại diện của các bên có liên quan. Sang mục thứ hai - Tiến hành thanh lý tài sản cố định, bạn phải ghi chi tiết các thông tin nổi bật, thông tin tối thiểu cần thiết của tài sản đó để xác định xem tài sản này còn giá trị sử dụng từng nào và đáng giá bao nhiêu. Cuối cùng là mục kết luận để tăng độ tin cậy cho tài sản đó. Chốt mỗi biên bản là chữ ký của những người có thẩm quyền như: Trưởng ban thanh lý, Giám đốc và Kế toán trưởng,...

Để lập biên bản tài sản cố định, các doanh nghiệp cần thực hiện đủ các bước sau đây:

- Bước 1: Thông qua kết quả đã kiểm kê về thanh lý tài sản cố định, các doanh nghiệp có thể lập giấy tờ để trình lên các đơn vị cấp cao, nhưng cá nhân có thẩm quyền để phê duyệt theo các mẫu quy định.

- Bước 2: Các thủ trưởng đơn vị làm quyết định có thể thực hiện quyết định việc thanh lý tài sản. Qua đấy, tạo ra hội đồng kiểm kê và đánh giá lại toàn bộ tài sản.

- Bước 3: Các công ty, doanh nghiệp chủ động tiến hành thành lập hội đồng thanh lý và kiểm kê để có thể đưa ra các nhận xét hoặc đánh giá về tài sản cố định một cách chính xác và thống nhất.

- Bước 4: Tổng hợp và tiếp nhận tất cả các ý kiến cũng như quyết định của hội đồng thanh lý, quản lý tài sản để tạo ra biên bản quản lý tài sản cố định trong các quyết định hình thức xử phạt kiểm tra tài sản hoặc mua, bán và hủy tài sản.

- Bước 5: Thực hiện tổng hợp, phân tích và xử lý, thanh lý tài sản đơn vị.

Dưới đây là một số gợi ý về cách viết biên bản thanh lý tài sản cực kỳ chuẩn xác và đáng tin cậy.

Biên bản thanh lý tài sản - mẫu 1: mau-so-02-tscd-bien-ban-thanh-ly-tai-san-co-dinh.doc

Biên bản thanh lý tài sản - mẫu 2: bbbangiaotaisan.doc

Biên bản thanh lý tài sản - mẫu 3: Mau-02-TSCd.pdf

Biên bản thanh lý tài sản cũng là một loại văn bản hành chính có ý nghĩa quan trọng trong việc đảm bảo quyền lợi giữa hai hoặc nhiều người trở lên, nhất là trong những tình huống liên quan đến các vấn đề thanh lý nhà đất, xe cộ, các đồ đạc có giá trị. Hy vọng sau khi đọc xong bài viết này, các bạn đã hình dung ra cách viết biên bản thanh lý tài sản để tự bảo vệ quyền lợi của mình.