Hướng dẫn thực hiện một số mẫu biên bản cuộc họp đơn giản

Ngày đăng: 01/10/2020

Mẫu biên bản cuộc họp là gì? Vai trò và cách ghi mẫu biên bản như thế nào? Cùng tìm hiểu trong bài viết sau của vnx.com.vn

1. Mẫu biên bản cuộc họp là gì?

Ghi chép thông tin trong mỗi cuộc họp là vô cùng quan trọng, việc ghi chép này không chỉ là cơ sở thực hiện công việc đã được thống nhất và bàn bạc trong cuộc họp, mà nó còn là cơ sở xác định công việc là cuộc họp quan trọng

Ở mỗi cuộc họp ghi chép lại nội dung và cả những ý kiến xây dựng và giải quyết vấn đề là vô cùng quan trọng. Tùy vào quy mô và tầm ảnh hưởng của cuộc họp mà hiện nay cũng có một số mẫu biên bản cuộc họp bạn có thể tham khảo. Thường những cuộc họp đều có người thư kí cuộc họp sẽ ghi chép mọi nội dung cuộc họp ra văn bản, đến cuối cùng sẽ tổng hợp lại toàn bộ nội dung của cuộc họp, xem như là đánh giá và kết luận lại một lần nữa kết quả cuộc họp.

Ở mỗi cuộc họp khác nhau sẽ được ghi chép theo cách thức khác nhau, có thể sử dụng giấy trắng tự ghi chép hoặc điền vào những mục được đặt ra sẵn. Tùy vào mức độ công việc có trong cuộc họp, nhưng ở bài viết này, tôi sẽ hướng dẫn cho các bạn thực hiện điền và ghi chép thông tin cuộc họp trên mẫu biên bản cuộc họp có sẵn. Nhưng trước khi thực hiện tạo lập mẫu biên bản cuộc họp cũng cần hiểu một số nội dung yêu cầu trong quá trình tạo lập sau.

2. Vai trò của biên bản cuộc họp

Vai trò của biên bản cuộc họp đã được thể hiện rõ ràng ở trên, việc thực hiện hoạt động ghi chép này ở mỗi cuộc họp không chỉ giúp quản lí tốt hơn công việc và vai trò của từng người khi thực hiện chức năng, mà còn có chức năng nhắc nhở công việc và cũng là cơ sở để chấm điểm và cân nhắc công việc phù hợp cho mỗi cá nhân, giúp phát triển và làm việc hiệu quả.

Mẫu biên bản cuộc họp ghi chép những sự việc đã xảy ra hoặc đang xảy ra trong cuộc họp, đây cũng được xem nhưng một loại giấy tờ bảo lưu nội dung cuộc họp, không có hiệu lực pháp lý nhưng nó sẽ là chứng cứ để các sự kiện thực tế xảy ra.

Những nội dung cuộc họp có thể là yêu cầu hay chỉ thị của lãnh đạo, nên cần phải có mẫu biên bản cuộc họp để ghi chép lại, không bỏ sót bất kì nội dung nào. Là chứng cứ để có thể điều chỉnh, sắp xếp và giải quyết công việc, giao việc cho người có năng lực làm việc phù hợp.

3. Những yêu cầu cần có để thực hiện mẫu biên bản cuộc họp

Cũng như bao biên bản cần ghi xác nhận thông tin khác mẫu biên bản cuộc họp cũng không ngoại lệ, những mục cần có ở biên bản này cũng gồm có những phần cụ thể như thời gian, địa điểm diễn ra cuộc họp; thành phần tham gia; nội dung cuộc họp và kết luận hay tổng kết nội dung cuộc họp. Những nội dung cơ bản trên là những nội dung thực tế diễn ra tại cuộc họp, nên người thư kí hay người điền mẫu biên bản cần nắm rõ mọi thông tin và tổng hợp, tóm tắt lại đầy đủ nội dung và cả những ý kiến của các bên để có thể làm minh chứng sau mỗi cuộc họp khi có vấn đề nào đó diễn ra.

Yêu cầu thực hiện mẫu biên bản cuộc họp cũng cần những yêu cầu cụ thể đối với cá nhân người lập biên bản.

Việc lập biên bản cuộc họp và việc làm minh bạch dưới sự chứng kiến của nhiều người, do đó, người lập biên bản là người công tư phân minh, làm tốt vai trò thư kí của mình, trách điền những thông tin dư thừa, không đúng trọng tâm và thêm ý không đúng sự thật

3.1. Ghi nhanh và đầy đủ nội dung

Người ghi mẫu biên bản cuộc họp phải là người có tốc độ ghi chép và nắm bắt thông tin cũng như sàng lọc ý nhanh nhạy. Có thể thực hiện thao tác ghi chép bằng số hoặc bằng máy tính để có thể lưu lại thông tin nhanh chóng, tránh mất thời gian trong trường hợp không có máy ghi âm

3.2. Điền đúng trọng tâm vào nội dung biên bản

Biên bản cuộc họp là biên bản tổng kết và ghi nhận quá trình cuộc họp. Trong cuộc họp có nhiều ý kiến khác nhau, nhưng cần phải ghi chép đúng trong tâm vấn đề đang bàn tránh lan man đến những vấn đề ngoài rìa, phát sinh trong quá trình họp.

3.3. Cập nhật chính xác thông tin nội dung cuộc họp

Việc cập nhật chính xác thông tin là yếu tố tiên quyết để tạo lập một biên bản cuộc họp, người tham gia cuộc họp cần điền đủ và chính xác thông tin. Không được phép đưa cảm tính cá nhân vào nội dung biên bản, điều này có ảnh hưởng trầm trọng đến vấn đề và công việc xảy ra hay bàn giao trong cuộc họp. Vì vậy để có độ tin cậy và xác thực cao, sau mỗi cuộc họp, người thư kí ghi nhận mẫu biên bản cuộc họp cần đọc to trước mặt mọi người cùng nghe, sửa chữa nếu chưa đúng, khi đảm nhiệm chức vụ trên cần chịu trách nhiệm trước những thông tin bản thân đã cập nhật trong biên bản.

4. Cách ghi mẫu biên bản cuộc họp

Bước 1: Điền chủ đề, tiêu điểm, tên cuộc họp (cần nắm rõ chức năng và tên của cuộc họp để tránh nhầm lẫn với những cuộc họp khác)

Bước 2: Bộ phận, cơ quan, hay đơn vị, doanh nghiệp tổ chức cuộc họp

Bước 3: Người chủ trì: Người đưa ra các vấn đề chính, hướng xử lí và giải quyết công việc diễn ra trong cuộc họp

Bước 4: Thư kí (Người thực hiện, lập, biên soạn biên bản cuộc họp)

Bước 5: Thành phần khác (các phòng ban hay cá nhân người có liên quan đến chủ đề tham gia cuộc họp)

Bước 6: Nội dung cuộc họp (đây là mục quan trọng làm nên nội dung của biên bản, người thực hiện kê khai biên bản cần thực hiện đúng chức năng, thao tác, tương ứng với mục những điều yêu cầu phía trên), cần thực hiện ghi nhận nhanh chóng và đầy đủ ý kiến của từng người, những vấn đề được đặt ra trong cuộc họp, những thảo luận và ý kiến, quyết định mới được ban hành.

Bước 7: Kết luận cuộc họp là phần người chủ trì cuộc họp căn cứ vào các nội dung đã được trao đổi để đưa ra thống nhất, cách giải quyết, định hướng công việc hay đưa ra quyết định. Cần lưu ý ghi chú rõ những nội dung được chốt cuối cùng ở biên bản.

Đây là những gì mà bài viết muốn giới thiệu đến bạn về cách thực hành tạo lập mẫu biên bản cuộc họp, còn rất nhiều bài viết hướng dẫn hay ho khác ở trang đang chờ bạn khám phá, truy cập trang web để tìm kiếm thêm nhiều bài viết hướng dẫn tạo lập bổ ích khác nhé!