Hướng dẫn viết bảng mô tả công việc chuẩn chỉnh, chính xác nhất

Ngày đăng: 22/06/2020

Bảng mô tả công việc là bảng cung cấp những nội dung về công việc, nhiệm vụ, trách nhiệm... mà một bộ phận chuyên môn nào đó phải làm. Tuy nhiên bạn đã biết kết cấu và nội dung của bảng mô tả công việc gồm những gì chưa? Bài viết sẽ giúp bạn trả lời câu hỏi này.

1. Bảng mô tả công việc

Hiện nay trong tất cả các công ty có nhu cầu tuyển dụng thì bảng mô tả công việc là một trong những văn bản không thể thiếu khi tuyển dụng dân sự. Đối với các nhà tuyển dụng, bảng mô tả công việc là tiêu chí để các nhà tuyển dụng dựa vào để đánh giá sự phù hợp của các ứng viên về năng lực và kinh nghiệm đối với công việc được yêu cầu.

Mỗi vị trí công việc khác nhau sẽ có những nội dung, thông tin khác nhau dựa trên đặc thù và nhiệm vụ của công việc đó. Bảng mô tả công việc sẽ cung cấp các thông tin như mục đích của công việc, nhiệm vụ và trách nhiệm của nhân sự.

Đối với các ứng viên, bảng mô tả công việc sẽ giúp cho họ có thể xác định được xem công việc có phù hợp với mình hay không và để đáp ứng các công việc này thì bạn cần phải có kinh nghiệm và kỹ năng như thế nào.

Bất cứ công ty nào cũng mong muốn tuyển dụng được các ứng viên tiềm năng, sáng giá. Thế nhưng trong các bản tin tuyển dụng của doanh nghiệp, bảng mô tả công việc được gắn kèm theo thế nhưng các thông tin sẽ bị lược bớt, không đủ thông tin khiến cho các CV gửi đến không đáp ứng được hết các yêu cầu mà nhà tuyển dụng cần. Để có thể thiết kế được một bảng mô tả công việc đầy đủ và chính xác thì ngay sau đây, vnx.com.vn sẽ cung cấp cho bạn cấu trúc của một bản mô tả công việc chuẩn nhất.

2. Kết cấu của một bảng mô tả công việc

Bảng mô tả công việc bao gồm những mục sau:

Thông tin người thiết lập, người kiểm soát và người phê duyệt gồm có Họ tên, chức vụ
Thông tin liên quan đến công việc như: Chức danh, phòng, bộ phận, địa điểm làm việc, chức danh cấp trên trực tiếp
Mục đích của công việc
Chức năng và nhiệm vụ được yêu cầu
Trách nhiệm và quyền hạn của vị trí công việc
Điều kiện làm việc: chế độ lương bổng, giờ làm…
Yêu cầu về học vấn hoặc kinh nghiệm cần có
Những yêu cầu về kỹ năng, tố chất để thực hiện công việc này
Chữ ký của người nhân việc và người giao việc

3. Hướng dẫn thành lập Bảng mô tả công việc

Nhiều nhà tuyển dụng mong ước rằng sẽ tuyển được các nhân viên xuất sắc nhưng lại không hiểu hết được lợi ích của bảng mô tả công việc. Mặc dù bảng mô tả công việc nó đơn thuần là một văn bản tóm tắt những trách nhiệm, nhiệm vụ và kỹ năng đối với vị trí cần tuyển dụng thế nhưng thực chất vì chưa hiểu được lợi ích nên bảng mô tả công việc đã khiến các ứng viên hiểu nhầm về các thong tin xảy ra tình trạng tuyển “nhầm”, ứng “nhầm”

Để giảm thiểu tình trạng này, các nhà tuyển dụng có thể tham khảo cách thức thành lập bảng mô tả công việc sau đây để có thể lựa chọn các ứng viên sáng giá nhất cho công ty của mình.

3.1. Mục tiêu của bảng mô tả công việc

Sau khi đã cập nhập đầy đủ các thông tin về người tuyển dụng, chức danh muốn tuyển dụng, bộ phận tuyển dụng thì cần phải chú trọng đến mục tiêu của vị trí công việc. Mỗi vị trí công việc sẽ có một chức năng, nhiệm vụ khác nhau, tuy nhiên tất cả những điều này đều hướng đến việc “Sự tồn tại của công việc này mang lại điều gì cho doanh nghiệp”.

Ví dụ như vị trí tuyển dụng là Trưởng phòng Marketing thì có chức năng đề xuất các chính sách về các chiến lược, kế hoạch marketing cho sản phẩm, theo dõi và điều phối nhân viên để kịp với tiến độ được giao…

3.2. Chức năng và nhiệm vụ

Đối với mỗi vị trí công việc sẽ là những chức năng, nhiệm vụ không giống nhau và bảng mô tả công việc phải chỉ rõ ra được những nhiệm vụ, chức năng riêng của vị trí công việc đó. Đặc biệt các nhiệm vụ và chức năng cần phải được sắp xếp khoa học đó là mục đích chính trước sau đó là những mục đích cụ đi kèm đằng sau, đặc biệt càng nêu ra được các nhiệm vụ và chức năng cụ thể thì cơ hội có ứng viên tiềm năng ứng tuyển càng cao. Tuy nhiên khi trình bày phải ngắn gọn, xúc tích nhưng vẫn không làm thay đổi nội dung của chủ ý muốn truyền đạt.

3.3. Yêu cầu về năng lực của ứng viên

Để thực hiện được chức năng và nhiệm vụ của vị trí tuyển dụng thì các nhà tuyển dụng cũng phải thể hiện được mong muốn rằng cái ứng viên của mình cần phải là những người như thế nào, học vấn và bằng cấp ra sao, kỹ năng, kinh nghiệm như thế nào… Từ đó mới có thể xác định được rõ ràng rằng ứng viên có phù hợp với vị trí công việc cần tuyển dụng hay không.

4. Những lưu ý cơ bản về Bảng mô tả công việc

Trước hết, khi bạn muốn thành lập một bảng mô tả công việc thì bạn cần phải hiểu rõ ràng bảng mô tả công việc là gì, nó giúp ích cho việc gì,... Từ đó mới có thể tìm kiếm được các ứng viên tiềm năng.
Một bảng mô tả công việc cần phải có đầy đủ kết cấu, bố cục chung
Phải viết rõ ràng và cụ thể nhưng không được lan man, dài dòng. Việc bảng mô tả công việc bị viết quá chung chung sẽ dẫn tới việc các ứng viên không thể hiểu rõ được vị trí công việc hoặc xảy ra trường hợp ứng viên “ứng nhầm” vào vị trí mà không hề phù hợp với mình.
Cần phải nêu rõ vai trò của vị trí công việc. Một ứng viên tiềm năng sẽ không ứng tuyển nếu như không biết rõ mình sẽ đóng vai trò gì trong công ty. Điều này khá quan trọng vì nó sẽ giúp cho họ có thể định hướng ngay cho mình cơ hội thăng tiến trong tương lai, cũng như mục tiêu nghề nghiệp mà họ đang hướng đến.
Trong bảng mô tả công việc nên có những giới thiệu về môi trường làm việc, văn hóa của công ty. Các ứng viên sẽ dễ bị hấp dẫn bởi một môi trường làm việc tuyệt vời, năng động và sáng tạo. Đặc biệt văn hóa công ty sẽ giúp cho vấn nạn “đâm sau lưng” không xảy ra, và ứng viên có thể yên tâm làm việc trong một bầu không khí thoải mái. Văn hóa công ty chính là một ưu điểm cực lớn, thu hút rất nhiều các ứng viên sáng giá tham gia

Trên đây là những thông tin về “bảng mô tả công việc”, mong rằng vnx.com.vn đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích nhất để bạn có thể xây dựng được một bảng mô tả chuẩn nhất, chính xác nhất. Từ đó có thể thu hút được những nhân tài đến với doanh nghiệp của bạn.